ビーナスサインの機能

Venus Signの機能

Venus Signは、電子契約に必要なさまざまな機能を提供しています。
Venus Signの強みVenus Cloudと連携することで契約業務はもちろん、お客様の業務フローに合わたトータルシステムを可能にします。

電子契約の流れ

Venus Signの電子契約は、かんたん操作でスピーディー締結を可能にします

送信者（自社）

STEP01

契約書の作成

契約書（PDFファイル）をアップロードまたはテンプレートから選び契約書を作成します。
STEP02

送付先の設定

契約書を送る取引先の送信者を設定します。アドレス帳からの設定も可能です。（最大10件まで設定可能）
STEP03

署名の設定／送信

アップロードした契約書に署名の設定をします。送信内容を確認し［送信］ボタンをクリックします。

受信者（取引先）

STEP01

メール受信／内容確認

メールに記載された［署名する］ボタンをクリックし、契約書の内容を確認します。
STEP02

契約書の合意

契約書内容に問題なければ署名等を行い［完了］ボタンをクリック。契約書の合意を行います。
送信者／受信者

STEP03

締結完了

合意が完了後、締結済み書類（PDF）が送信者（自社）と受信者（取引先）双方のメールアドレスに配信されます。

Venus Signの機能一覧

電子契約締結機能

電子署名（契約印タイプ）

メールアドレスを使って本人確認を行う立会人型の署名タイプになります。メールを受信できれば契約を締結できるため、契約相手の負担が軽くスピーディーに契約締結することができます。

タイムスタンプ

Venus Signは、サイバートラスト株式会社「iTrustリモート署名サービス」を採用しており、締結された契約書には時刻認証業務認定事業者（アマノタイムスタンプ3161）の認定タイムスタンプが付与されます。認定タイムスタンプを付与することで電子契約書が改ざんされていないことを証明します。

電子サイン（タイムスタンプ無）

電子サイン（タイムスタンプ無）にも対応しています。Venus Signは、予め決まった期間内にスキャン保存したデータの訂正や削除が行われた場合システム上に履歴が残り変更内容を確認できるクラウドシステムです。

印影登録

電子契約を作成する際に、紙の契約書と同様の見た目にすることができる印影の登録ができます。Venus Signでは、「印影作成」と「画像の登録」が可能です。※印影は電子契約において必須条件ではありません。

契約書の管理機能

ホーム

ログイン後、表示されるホーム画面では契約書類の状況が一目でわかります。また、更新時期の設定を施した契約書は更新切れ間近になると更新書類アラートで状況把握することが可能なため契約書類の更新忘れ・漏れを防ぐことができます。

通知機能

VenusSign上で署名依頼、契約の締結、承認済み、署名の期限などさまざまなシーンでお知らせが通知されます。お知らせを確認することで、契約書のやりとり状況が一目でわかります。また、メール通知もされますので契約書類に関する作業の抜け、漏れを防ぐことができます。

ステータス確認

ホームまた文書管理の画面から契約書の状態「進行中、下書き、締結済、中止、辞退、期限切れ、却下、承認待ち、承認願い」などステータス状況を一目で把握することができます。また、詳細ページでは契約書の詳しい進捗状況を確認できます。

文書管理

（ステータス、文書名、作成日、署名者氏名、タグ）などさまざまな条件から絞り込み検索でき、必要な文章をすぐに見つけ出すことができます。また、ステータス状況の把握や下書き文書の編集再開を行えます。

フォルダ作成

Venus Signでは、文書の種類や所属部署ごとにフォルダを作成することができます。フォルダ分けすることで、書類の整理や管理がしやすくなります。

スキャン文書管理

紙で締結した契約書や書類をスキャンしてPDF化したものをVenusSignへアップロードし保管できます。また、VenusSignに取り込んだ書類は検索や管理が可能になります。

タグ設定

契約書類に関連したタグを自由に設定することができます。設定したタグの値で書類の絞り込み検索が可能になります。

下書き保存

契約書類をVenusSignへアップロードした時点で自動で下書き保存されます。また、作業途中で画面を戻られても作成途中の書類は下書き保存されます。下書き保存された契約書はホームまたは文書管理画面から再編集することができます。

書類の保管・管理

Vneus Signで作成した電子契約書は、VenusSign上で管理・保管できます。取引先がVenusSignを利用しない場合、締結済PDFファイルはメール送信されます。取引先もVenusSignを利用する場合、送信者（自社）と受信者（取引先）それぞれのVenusSign上で契約書の管理・保管が可能になります。