Venus Signの機能一覧

Venus Signの機能

Venus Signは、電子契約に必要なさまざまな機能を提供しています。
Venus Signの強みVenus Cloudと連携することで契約業務はもちろん、お客様の業務フローに合わたトータルシステムを可能にします。

電子契約の流れ

Venus Signの電子契約は、かんたん操作でスピーディー締結を可能にします

  • 送信者(自社)

    STEP01

    契約書の作成

    契約書(PDFファイル)をアップロードまたはテンプレートから選び契約書を作成します。

    契約書の作成

  • STEP02

    送付先の設定

    契約書を送る取引先の送信者を設定します。アドレス帳からの設定も可能です。(最大10件まで設定可能)

    送付先の設定

  • STEP03

    署名の設定/送信

    アップロードした契約書に署名の設定をします。送信内容を確認し[送信]ボタンをクリックします。

    署名の設定/送信

  • 受信者(取引先)

    STEP01

    メール受信/内容確認

    メールに記載された[署名する]ボタンをクリックし、契約書の内容を確認します。

    契約書の作成

  • STEP02

    契約書の合意

    契約書内容に問題なければ署名等を行い[完了]ボタンをクリック。契約書の合意を行います。

    送付先の設定

  • 送信者/受信者

    STEP03

    締結完了

    合意が完了後、締結済み書類(PDF)が送信者(自社)と受信者(取引先)双方のメールアドレスに配信されます。

    署名の設定/送信

Venus Signの機能一覧

電子契約締結機能

電子署名(契約印タイプ)

電子署名(契約印タイプ)
メールアドレスを使って本人確認を行う立会人型の署名タイプになります。メールを受信できれば契約を締結できるため、契約相手の負担が軽くスピーディーに契約締結することができます。

タイムスタンプ

タイムスタンプ
Venus Signは、サイバートラスト株式会社「iTrustリモート署名サ ービス」を採用しており、締結された契約書には時刻認証業務認定事業者(アマノタイムスタンプ3161)の認定タイムスタンプが付与されます。認定タイムスタンプを付与することで電子契約書が改ざんされていないことを証明します。

電子サイン(タイムスタンプ無)

電子サイン(タイムスタンプ無)
電子サイン(タイムスタンプ無)にも対応しています。Venus Signは、予め決まった期間内にスキャン保存したデータの訂正や削除が行われた場合システム上に履歴が残り変更内容を確認できるクラウドシステムです。

印影登録

印影登録
電子契約を作成する際に、紙の契約書と同様の見た目にすることができる印影の登録ができます。Venus Signでは、「印影作成」と「画像の登録」が可能です。※印影は電子契約において必須条件ではありません。

契約書の管理機能

ホーム

ホーム
ログイン後、表示されるホーム画面では契約書類の状況が一目でわかります。また、更新時期の設定を施した契約書は更新切れ間近になると更新書類アラートで状況把握することが可能なため契約書類の更新忘れ・漏れを防ぐことができます。

通知機能

通知機能
VenusSign上で署名依頼、契約の締結、承認済み、署名の期限などさまざまなシーンでお知らせが通知されます。お知らせを確認することで、契約書のやりとり状況が一目でわかります。また、メール通知もされますので契約書類に関する作業の抜け、漏れを防ぐことができます。

ステータス確認

ステータス確認
ホームまた文書管理の画面から契約書の状態「進行中、下書き、締結済、中止、辞退、期限切れ、却下、承認待ち、承認願い」などステータス状況を一目で把握することができます。また、詳細ページでは契約書の詳しい進捗状況を確認できます。

文書管理

文書管理
(ステータス、文書名、作成日、署名者氏名、タグ)などさまざまな条件から絞り込み検索でき、必要な文章をすぐに見つけ出すことができます。また、ステータス状況の把握や下書き文書の編集再開を行えます。

フォルダ作成

フォルダ作成
Venus Signでは、文書の種類や所属部署ごとにフォルダを作成することができます。フォルダ分けすることで、書類の整理や管理がしやすくなります。

スキャン文書管理

スキャン文書管理
紙で締結した契約書や書類をスキャンしてPDF化したものをVenusSignへアップロードし保管できます。また、VenusSignに取り込んだ書類は検索や管理が可能になります。

タグ設定

タグ設定
契約書類に関連したタグを自由に設定することができます。設定したタグの値で書類の絞り込み検索が可能になります。

下書き保存

下書き保存
契約書類をVenusSignへアップロードした時点で自動で下書き保存されます。また、作業途中で画面を戻られても作成途中の書類は下書き保存されます。下書き保存された契約書はホームまたは文書管理画面から再編集することができます。

書類の保管・管理

書類の保管・管理
Vneus Signで作成した電子契約書は、VenusSign上で管理・保管できます。取引先がVenusSignを利用しない場合、締結済PDFファイルはメール送信されます。取引先もVenusSignを利用する場合、送信者(自社)と受信者(取引先)それぞれのVenusSign上で契約書の管理・保管が可能になります。

テンプレート管理・登録

テンプレート管理・登録
使用頻度の高いPDFで作成した文章のひな型を、テンプレートとして登録・管理ができます。契約書類の作成時にテンプレートからの取り込みができるため、契約書をスピーディーに作成することが可能になります。
※有料プラン(Standardプラン、Premiumプラン)のみ機能です。

レポート

レポート
電子契約の月の利用件数や、送信したメールの配信状況を契約書ごとに確認することができます。
※有料プラン(Standardプラン、Premiumプラン)のみ機能です。

操作ログ管理

操作ログ管理
サービスを利用するユーザーが「いつ」、「どの文書」に「どのような」処理を施したのかをログで確認することができます。
※有料プラン(Standardプラン、Premiumプラン)のみ機能です。

送信機能

リマインドメール通知

リマインドメール通知
契約書ごとに署名期限を設定できます。また、設定した期限の3日前からメールにてリマインドメールが送信されます。
契約の署名忘れを未然に防ぐことができます。

契約書類の更新期限アラート

契約書類の更新期限アラート
契約書など定期的に更新される書類は、更新時期を設定することができます。更新1ヶ月前および1週間前にアラートメール送信されます。また、Venus Signのホーム画面でもお知らせ表示され、契約書更新の抜け漏れを事前に防ぐことが可能になります。

署名依頼メールの再送

署名依頼メールの再送
契約進行中の契約書に関して、契約先の担当者が署名依頼メールを紛失した場合、署名依頼メールを再送できます。

複数者間契約

複数者間契約
複数者間での契約締結が可能です。Venus Signでは、送付先を最大10件まで設定することが可能です。設定した順番で署名先へ署名依 頼メールが届きます。
三社間での契約締結にもご利用いただけます。

ワークフロー機能

承認フロー

承認フロー
申請経路(承認フロー)を設定することで、契約書の署名依頼前に社内で稟議を順番に回すことができます。

承認/却下

承認/却下
承認者に、承認依頼の通知メールが送信されます。Venus Sign上で承認、却下を行うことができます。

権限管理・複数部署管理機能

ユーザー管理

ユーザー管理
サービスを利用するユーザーごとに権限を設定することができます。
Venus Signでは「システム管理者」「 共通マスタ管理者」の権限を付与ができます。

グループ管理

グループ管理
Venus Signでは、任意のユーザーグル ープ設定ができます。
グループに設定されたユーザーのみ書類の操作や閲覧が可能になります。

フォルダ閲覧制限

フォルダ閲覧制限
Venus Signは、文書をフォルダ管理できます。
フォルダごとに閲覧できるグループを紐づけることができます。

その他のサービス

Venus SignとAPI連携でお客様の業務効率化を可能にします。

Venus Cloudシステムとの連携

Venus Signは、業務支援クラウドシステム(Venus Cloud)と連携することで、お客様の業務課題に合わせた顧客管理/営業支援/グループウェア/契約業務を1つのシステムで一元管理でき、業務の効率化を実現可能にします。
※有料プラン(Premiumプラン)のみ実装可能、別途お見積り。
Venus Cloudシステムとの連携

他システムとの連携

Venus Signとお客様がご利用中の既存システムをAPI連携させることで、既存のシステムから契約締結業務を行うことができます。 バラバラにシステム運用する必要がないため、業務の効率化を図れます。
※有料プラン(Premiumプラン)のみ実装可能、別途お見積り。
他システムとの連携